Plan Komunikacji

Plan komunikacji

Niniejszy dokument przygotowany został w oparciu o wyniki przeprowadzonej analizy ze spotkań konsultacyjnych i aktywizujących na podstawie dyskusji i  badań ankietowych oraz ewaluacji własnej LGD.

Cel strategiczny-główny

Zaangażowanie społeczności lokalnej w realizację LSR poprzez skuteczną (obustronną) komunikację. Zapewnienie maksymalnego i efektywnego wykorzystania środków EFRROW w latach 2014-2020 z działania  „Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER” poprzez kreowanie pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich na terenie wdrażania LSR „Kraina Wielkiego Łuku Warty”. Bieżące informowanie o stanie realizacji LSR, w tym o stopniu osiągania celów i wskaźników,  systematyczne rozwijanie potencjału społeczności lokalnych(aktywizacja, integracja) do świadomego osiągnięcia celów Lokalnej Strategii Rozwoju „Kraina Wielkiego Łuku Warty”.
  1. Cele szczegółowe
  • Zapewnienie stałego, bezpośredniego dostępu do szczegółowych informacji na temat możliwości i zasad udzielania pomocy, a w szczególności do:
    1. opisu procedur stosowanych przy rozpatrywaniu wniosków o przyznanie pomocy,
    2. warunków i kryteriów kwalifikacji przy wyborze i ocenie projektów,
    3. opisu procedur administracyjnych, których należy przestrzegać przy ubieganiu się o dofinansowanie projektu oraz o obowiązkach beneficjentów wynikających z przyznania pomocy
  • Zapewnienie stałego, bezpośredniego dostępu do informacji o stopniu realizacji LSR oraz osiąganych rezultatach, instytucjom zaangażowanym w realizację strategii, oraz systematyczne rozwijanie potencjału społeczności lokalnych(aktywizacja, integracja) do świadomego osiągnięcia celów LSR „Kraina Wielkiego Łuku Warty” poprzez :
    1. zwiększenie poziomu współpracy partnerskiej oraz zaangażowania mieszkańców, partnerów i interesariuszy LGD,
    2. bezpośrednie formy przekazu (festyny, pikniki, konferencje) oraz promocja dobrych praktyk i wizualizacja PROW 2014-2020,
    3. identyfikacja bieżących problemów komunikacyjnych,
    4. bieżące informowanie o stanie realizacji LSR, w tym o stopniu osiągania celów i wskaźników.
    5. Opis planowanych działań komunikacyjnych oraz sposób ich realizacji
  • Strona internetowa oraz promocja na portalach społecznościowych - w ramach portalu LGD www.krainawarty.pl będą funkcjonować zakładki dotyczące PROW 2014-2020. W serwisie znajdują się informacje dotyczące działalności LGD, działania PROW 2014-2020, m.in. aktualności, założenia programowe, legislacja krajowa i unijna, ogłoszenia o naborach wniosków, informacje o prowadzonych działaniach, szkoleniach, dane teleadresowe itp.
Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Media
Promocja i informacja w środkach masowego przekazu poprzez kampanie radiowe, prasowe i telewizyjne. Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Działania informacyjno-doradcze
Pracownicy biura, znajdującego się w Osjakowie, ul, Wieluńska 11 mają za zadanie przekazywać zainteresowanym osobom wszelkie informacje dotyczące PROW 2014-2020 za pomocą listu, telefonu, faxu, drogą elektroniczną lub podczas bezpośredniego spotkania do którego będzie wykorzystana karta weryfikacji doradztwa wraz z ankietą badającą poziom satysfakcji z udzielonego poradnictwa. Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Ulotka, folder
W celu zapewnienia jak najszerszych i zróżnicowanych działań informacyjnych zaplanowano wydanie ulotki zawierającej opis preferowanych operacji w największym stopniu realizujących wdrażanie LSR. Planowane wydanie folderu zawierającego opis specyfiki obszaru i zadań do rozwoju gospodarczego, w tym przeciwdziałaniu ubóstwu i wykluczeniu społecznemu oraz  grup dla których skierowane są przedsięwzięcia, przyczyni się do przekazania informacji o założeniach LSR regionu Krainy Wielkiego Łuku Watry. Wydane materiały będą rozdawane bezpłatnie na spotkaniach, konferencjach, imprezach plenerowych oraz w siedzibie biura LGD. Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Szkolenia, seminaria, spotkania informacyjne, konferencje
Planowane jest prowadzenie szkoleń i spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów, pracowników biura, Zarządu i Rady Programowej. Podczas ww. spotkań przekazywane są wszelkie informacje dotyczące założeń programowych wdrażanych działań, legislacji krajowej i unijnej oraz inne informacje na życzenie zainteresowanych. Ponadto na szkoleniach przekazywane są informacje, które będą pomocne beneficjentom, poszczególnym adresatom-interesariuszom podczas ubiegania się o pomoc. Na zaproszenie zainteresowanych osób pracownicy LGD będą uczestniczyć w roli prelegenta w szkoleniach, spotkaniach i konferencjach dotyczących PROW 2014-2020 organizowanych w biurze LGD lub w ich siedzibach. W przypadku grup defaryzowanych  ze względu na dostęp do rynku pracy spotkania odbywać się będą w  instytucjach tj. PUP, UG lub w siedzibie LGD. Aby skutecznie dotrzeć do społeczności lokalnych i przekonać ją do aktywnego udziału w  realizacji LSR zostanie utworzona sieć Koordynatorów gminnych. LGD będzie współpracować z Koordynatorami w zakresie przekazu informacji dla społeczności lokalnej lub wyodrębnionych z niej poszczególnych grup adresatów-interesariuszy dotyczące m.in. przeprowadzania naborów do wyboru operacji w celu realizacji LSR, wymiany doświadczeń i podejmowania współpracy przy projektach, a także omówienie najczęściej występujących problemów w zakresie wypełniania wniosków o przyznanie pomocy, rozliczeń do wniosków o płatność, sprawozdawczość oraz udzielenie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Podczas szkoleń/spotkań przekazywane będą informacje dotyczące realizacji projektów wpływających na ochronę środowiska, przeciwdziałaniu zmian klimatu i innowacji. Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Działania aktywizująco integracyjno edukacyjne
W celu zapewnienie stałego, bezpośredniego dostępu do informacji, utrzymania mobilizacji społecznej, planowane są działania edukacyjne dla społeczności lokalnej podczas  imprez cyklicznych plenerowych popularyzujące edukację ekologiczną. Działanie ma na celu zwiększenie poziomu współpracy partnerskiej oraz zaangażowania mieszkańców, partnerów i interesariuszy LGD w realizacje LSR. Działanie  ma na celu również pozyskanie informacji czy występują, a  jeśli tak, to w jakim zakresie problemy komunikacyjne.  Podczas takiego typu działań nastąpi upowszechnianie informacji dotyczących PROW 2014-2020 wszędzie tam, gdzie odbiorca informacji ma możliwość jej zobaczenia,  umieszczany jest odpowiedni logotyp Programu wraz z nazwą funduszu, logo Unii Europejskiej, logo LEADER oraz logo LGD „Kraina Wielkiego Łuku Warty” . Realizacja celu strategicznego i szczegółowego 1.1. oraz 1.2.
  • Ankieta
             W celu uzyskania informacji zwrotnej dotyczącej jakości pomocy świadczonej przez LGD pod kątem zaangażowania społeczności lokalnej w bieżące wdrażanie LSR, przeprowadzenia ewentualnych korekt w tym zakresie, zaplanowano ankietę anonimową wypełnianą przez potencjalnych beneficjentów po przeprowadzeniu szkolenia, kampanii informacyjnej . Wyniki ankiet  omawiane raz w roku na posiedzeniach Rady Programowej i Zarządu posłużą do podjęcia ewentualnych korekt dotyczących sprawnego wykorzystania budżetu LSR.

3. Adresaci działań komunikacyjnych

  • Społeczność lokalna - mieszkańcy obszarów wiejskich LSR LGD „Kraina Wielkiego Łuku Warty”.
Forma przekazu: Strona internetowa, media, działania  aktywizująco integracyjno edukacyjne, szkolenia, seminaria, spotkania informacyjne, konferencje, ulotka, folder, działania informacyjno-doradcze, ankieta,
  • Beneficjenci: osoby fizyczne, organizacje pozarządowe, stowarzyszenia, jst, instytucje kultury, dla których organizatorem jest jednostka samorządu terytorialnego, osoby prawne Grupy defaworyzowane w tym: kobiety, osoby długotrwale bezrobotne, o niskich kwalifikacjach oraz młode poniżej 25 roku życia.
Forma przekazu: Strona internetowa, media, działania  aktywizująco integracyjno edukacyjne, szkolenia, seminaria, spotkania informacyjno- konsultacyjne, konferencje, ulotka, folder, działania informacyjno-doradcze, ankieta, Zbudowanie stabilnego i efektywnego partnerstwa, sprawna współpraca, utrzymanie satysfakcjonującego  kontaktu w ramach tegoż partnerstwa, w tym także z grupami defaworyzowanymi  nie jest możliwe bez dobrej, efektywnej obustronnej  komunikacji. Szczegółowy plan komunikacji zawierający nazwę działania komunikacyjnego, adresatów, środki przekazu, wskaźniki, efekty działań, budżet, zawiera załącznik nr 5 do LSR – Plan Komunikacji.  W załączniku uwzględniono również analizę i wnioski zebrane podczas działań komunikacyjnych ze społecznością lokalną oraz sposobu ich wykorzystania w procesie realizacji LSR Głównym źródłem pomiaru przepływu informacji dotyczących jakości, rzetelności i poziomu działań informacyjnych i promocyjnych realizowanych przez LGD „Kraina Wielkiego Łuku Warty” będą ankiety. Jakość planowanych efektów a także racjonalne wykorzystanie budżetu planu komunikacji monitorowane będzie na etapie ilości złożonych wniosków z poszczególnych działań do realizacji LSR. W przypadku niezadawalających  efektów działań komunikacyjnych  Zarząd podejmie działania korygujące plan komunikacji. Pozyskane informacje z ankiet wraz ze stopniem realizacji LSR będą  wykorzystane do aktualizacji LSR, procedur czy też zmiany sposobu funkcjonowania poszczególnych organów LGD. Wyniki działań w ramach planu komunikacyjnego omawiane będą na konferencjach dotyczących wdrażania programu LEADER na terenie działania LGD oraz będą upubliczniane na stronie internetowej LGD . Promocja działań związanych z wdrażaniem LSR prezentowana będzie w publikacjach i wszelkiego rodzaju spotkaniach organizowanych przez LGD. Oddolne partnerstwo społeczności lokalnych zamieszkujących obszary wiejskie cechuje chęć  współpracy przy wyznaczaniu celów i priorytetów rozwoju swojego regionu. Sprawna współpraca na bazie planu komunikacji, w tym uzgadnianie norm i zasad działania przyczyni się do budowania dobrych relacji, wzajemnego zrozumienia i kreowania dobrego klimatu współpracy angażując społeczność lokalną z wszystkich sektorów życia społeczno- gospodarczego, w proces zrównoważonej realizacji Lokalnej Strategii Rozwoju „Krainy Wielkiego Łuku Warty”.